Para la mayoría de las organizaciones y empresas, la finalización del año lleva aparejada la realización de memorias, informes de actividades, informes de resultados, etc. los cuales, a parte de permitir un balance anual, también son utilizadas para plantear operativas o acciones para afrontar un nuevo ejercicio.

¿Qué es un cuadro de mando? | Global TechnologyMuchos de los datos que conforman los mencionados resúmenes temporales, son extraídos, en algunos casos, de forma casi artesanal y con una importante inversión de tiempo y esfuerzo, de bases de datos, archivos y hojas de calculo que hace falta verificar y mantener constantemente con la correspondiente información.

Pero afortunadamente la aparición e integración de los cuadros de mando en la gestión de los datos de nuestras organizaciones facilitan en gran medida, estas actividades de fin de ejercicio y nos aportan otras bondades para las responsabilidades directivas y/o de supervisión operativa, útiles en cualquier momento del año.

Concretando el interés de este articulo sobre los cuadros de mando, se hace indispensable puntualizar con cuatro ideas básicas su naturaleza y funciones:

  • Los cuadros de mando son herramientas indispensables que ofrecen una visión integral facilitando enormemente el control y supervisión sobre la implantación de un plan, proyecto u organización.
  • Un cuadro de mando es un instrumento de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión general, objetiva y a tiempo real de su área de responsabilidad.
  • Para que los cuadros de mando cumplan perfectamente con su cometido, la selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en el menor número posible, constituye el importante paso previo a la implantación de los mencionados cuadros.
  • En definitiva, lo importante es establecer un sistema de señales representado en el Cuadro de Mando que indique la variación de las dimensiones verdaderamente importantes las cuales precisan de supervisión y control para la pronta toma de decisiones en beneficio de la gestión.

Esta aproximación a su definición y funciones, sin duda, nos incita a reflexionar, analizar y valorar la posibilidad de iniciar el camino de la integración de estos a nuestra gestión.

Personalmente y atendiendo a la experiencia, en la mayoría de los proyectos y planes de adecuación y/o mejora que he tenido ocasión de desarrollar, he distinguido siempre como un objetivo primordial, la necesidad de establecer indicadores, la mayoría de ellos operativos, relacionados con las principales actividades estratégicas de la correspondiente organización.

Así, una vez concretados los indicadores y constituidos en el cuadro de mando, conseguimos ejercer una supervisión permanente y eficaz sobre las cotas de consecución de los cometidos estratégicos de la organización correspondiente.

Cuadros de Mando | Global TechnologyPero este mismo bagaje en planificación y desarrollo de proyectos, me lleva a poder afirmar que la constitución y aplicación de cuadros de mando, también resultan ser un eficaz instrumento de apoyo para la gestión y control, sobre todo en lo que ser refiere al cumplimiento, en tiempo y forma, de la ejecución de las acciones programadas para la implantación de proyectos dispuesto a medio y largo plazo.

Es decir, en estos casos concretos, establecer indicadores y instituir cuadros de mando destinados al control de las acciones estratégicas de cada proyecto, nos ofrece la oportunidad de ratificar o rectificar, de forma inmediata, sobre la evolución y ejecución de estas acciones, facilitando la toma de decisiones en cuanto a la implementación y aportando valor al conjunto del proyecto, con un seguimiento continuado y totalmente objetivo.

Por otro lado, y de forma cada vez mas creciente, la integración de cuadros de mando ofrece substanciales ventajas en la gestión, aplicación y observancia del cumplimento de normativas como el Esquema Nacional de Seguridad, ISO 27001, Protección Portuaria, Infraestructuras Criticas, etc. y sus resultados proporciona, la nada menospreciable posibilidad, de elaborar informes o reportes temporales continuados los cuales pueden estar a disposición de los auditores o de las mismas administraciones competentes en cada materia.

En resumen, la actual digitalización de procesos en la cual nos encontramos inmersos nos permite la favorable posibilidad de implementar los mencionados instrumentos o herramientas de gestión y supervisión (Cuadros de Mando), de forma sencilla, progresiva, asequible y totalmente fiable, de tal forma, que una vez constituidos y en pleno rendimiento es imposible preguntarse ¿Por que no lo habré hecho antes?